Il est nécessaire de déclarer la conformité CE des machines par rapport aux exigences essentielles de la directive 2006/42/CE.
Cette attestation s'établit au moyen d'une déclaration et d'un dossier technique.
1) La Déclaration CE de conformité / Déclaration d’incorporation
Le fabricant ou son mandataire, établi dans l'un des pays de l'Espace Économique Européen, doit rédiger une Déclaration CE de conformité ou une Déclaration d'incorporation, même dans les cas où il s'est adressé à un organisme tiers de contrôle.
Déclaration CE de conformité
C'est un document par lequel le fabricant atteste que son produit est conforme aux "exigences essentielles de santé et de sécurité" des règlementations concernées, et par lesquelles il engage sa responsabilité.
Déclaration d’incorporation
Appliqué dans le cas de la déclaration de conformité des quasi machines.
La notice d'assemblage et la déclaration d'incorporation accompagnent la quasi-machine jusqu'à son incorporation dans la machine finale et font alors partie du dossier technique de
cette machine.
Contenu
Le détail des informations à y faire figurer n'est pas indiqué dans toutes les directives. Cependant, en référence aux dispositions prévues dans certaines directives, les informations contenues sont généralement :
le nom et l'adresse du fabricant ou du mandataire
une description du matériel
la référence aux normes harmonisées ou autres spécifications utilisées
l'identification du signataire
Ce document est accompagné, le cas échéant, de l'attestation délivrée par un organisme notifié.
Langue de rédaction
La déclaration doit être rédigée dans l'une des langues officielles de l'Espace Économique Européen. Toutefois, il est vivement recommandé de rédiger la déclaration de conformité dans la langue du pays de destination du produit, pour des raisons commerciales évidentes et afin de faciliter les relations avec les services administratifs chargés d'effectuer les contrôles.
Selon les directives, cette déclaration doit être remise à l'utilisateur ou tenue par le fabricant à la disposition des autorités de contrôle pour une durée parfois précisée (en général, 10 ans).
2) Dossier technique
En complément de cette déclaration, les modules de preuve exigent généralement la constitution d'un dossier technique par le fabricant. L'objectif de ce document est d'évaluer la conformité du produit.
Il doit comprendre des informations d'ordre administratif sur l'entreprise et divers documents permettant de vérifier la conformité du produit aux règles techniques (procès-verbal, descriptif du produit et du processus, plans...).
Ce dossier n'a pas à circuler avec le produit puisqu'il n'a pas à être présenté spontanément. Le client n'a pas à le demander et seules les autorités de contrôles, sur demande motivée, peuvent l'obtenir.